Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns jederzeit unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die Kommunikation zwischen Ihrem Browser und unserer Plattform erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte TLS-Verbindung (Transport Layer Security). Übertragene Daten können von Dritten nicht mitgelesen werden.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen

3. Datenerfassung auf unserer Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Plattform (Render, EU-Region) erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse.

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherstellung des störungsfreien Betriebs und der Verbesserung unserer Plattform.

Kontaktformulare und E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

4. Verarbeitung von Finanzdaten im B2B-Verhältnis

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses verarbeitet finmindiq unternehmensbezogene Finanzdaten, die der Kunde auf die Plattform hochlädt oder über API-Schnittstellen überträgt. Hierzu zählen insbesondere: Bestellungen, Rechnungen, Banktransaktionen, Gutschriften sowie daraus abgeleitete Kennzahlen (z. B. Deckungsbeiträge, Umsätze, Kosten).

Soweit diese Daten personenbezogene Informationen enthalten (z. B. Kundennamen oder E-Mail-Adressen in Bestelldaten), erfolgt die Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der vertraglich geschuldeten Analysefunktionen).

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden schließen wir mit dem Kunden gemäß Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Nähere Informationen werden im Rahmen des Vertragsschlusses bereitgestellt.

5. Hosting-Infrastruktur und Datenübermittlung

Google Cloud Platform (GCP) – EU-Region

Unsere Hauptinfrastruktur (Datenbank, Backend-Dienste, Datenspeicherung) wird auf der Google Cloud Platform in EU-Rechenzentren betrieben. Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, ist als Auftragsverarbeiter tätig. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Daten werden nicht in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt.

Render – Application Hosting (EU-Region)

Das Hosting der Webanwendung erfolgt über Render Services, Inc. Der Betrieb erfolgt in EU-Rechenzentren. Mit Render besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Server-Log-Daten werden ausschließlich auf EU-Servern verarbeitet.

Google Gemini AI – Dokumentenverarbeitung (EU-Region)

Zur strukturierten Extraktion, Klassifizierung und Verarbeitung von hochgeladenen Finanzdokumenten (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge) setzt finmindiq Google Gemini AI-Modelle ein. Der Betrieb erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren von Google Cloud Platform.

Die verarbeiteten Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen Analyseleistungen genutzt und nicht für das öffentliche Training von Foundation-Modellen oder anderen öffentlichen KI-Trainingszwecken verwendet. Mit Google besteht ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln. Eine Übermittlung von Kundendaten außerhalb der EU-Compliance-Grenze findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für den Einsatz der KI-gestützten Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bereitstellung der Kernleistung).

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren nach §§ 147 AO, 257 HGB).

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Kundendaten gemäß den vereinbarten Löschfristen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

7. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob und welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) gestützt wird.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: ben@finmindiq.com

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Januar 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Plattform oder aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Plattform unter /datenschutz abgerufen werden.